Skip to content


[Note de lecture] Constuire ses statistiques de renseignement en moins d’une heure avec Google Forms

Posté dans Enquêtes, Outils, Saines lectures.

How to Build a Desk Statistics Tracker in Less than an Hour Using Forms in Google Docs (Computers in Libraries, octobre 2011, accès gratuit [ mais grâce soit quand même rendue à Marlène Delhaye, que mille pétales de roses recouvrent ses pas])

Merci aux auteurs, Sunshine Carter et Thomas Ambrosi (University of Minnesota-Duluth)

University of Minnesota – Duluth compte 11000 étudiants (principalement undergraduate, niveau licence) et 500 enseignants. La bibliothèque gère annuellement 13000 questions en présentiel, 3000 sessions de chat par an. Les bureaux de renseignement sont ouvert 66h/semaine.

Avant, les bibliothécaires utilisaient un tableau papier pour noter la durée et le type de question, puis les données étaient reportées dans un tableur (par un moniteur étudiant). Peu de profondeur d’analyse (surtout pour le chat) et chronophage.

C’est donc posé le choix d’un nouvel outil : Libstat, Desk Tracker, Excel
D’abord, choix de Libstat puis abandon car problème d’implémentation (pour le service informatique) puis essai d’une base Access mais trop compliquée à utiliser.

Les minimums requis étaient simplicité (minimum de clic, certains bibliothécaires réclamaient pas plus de 2 clics) et possibilité d’ajouter une note ou une info si nécessaire.

Piste pour utiliser une base mySQL et une interface web mais cela nécessitait l’intervention de l’équipe informatique de la bibliothèque ce que les auteurs voulaient éviter.

Puis utilisation de Google Forms (compte Google perso ou institutionnel indispensable), création d’un prototype de formulaire en moins d’une heure. Avantages : facilité d’enregistrement, compilation instantanée, facilité d’export, personnalisation rapide, extensible, et accessible par internet. Le projet a été nommé SimpleStats.

SimpleStats

2 questions dans SimpleStats :

  • champ Texte (optionnel) où le bibliothécaire peut entrer des informations complémentaires sur la transaction effectuée
  • tableau croisé contenant le canal du renseignement (présentiel, chat, email et téléphone) et le type de renseignements :
    • orientation (directional)
    • PC/Imprimante (Computer/Printing)
    • Fourniture (supplies)
    • Recherche 1-9
    • Recherche 10-19
    • Recherche 20+
    • Référence
  • Horodotage automatique de la transaction

Questions à se poser si on utilise un login Google institutionnel :

  • Faut-il laisser les bibliothécaires éditer le formulaire ?
  • Faut-il un login pour voir le formulaire ?
  • Souhaite-t-on  collecter automatiquement les noms des bibliothécaires ?

Plusieurs moyens d’accéder au formulaire : envoyer par email, lien sur une page web, intégrer dans une page (choix retenu) d’abord sur la page LibGuides durant la phase de test puis une page propre.

Test entre mai et juin 2011, en parallèle à l’utilisation du tableau papier.
Une première version de SimpleStat a été utilisée pour le bureau de référence (RefDesk). La facilité d’utilisation de l’outil a permis de développer 2 autres versions. L’une pour les bureaux (afin d’obtenir une image plus fidèle des renseignements fournis aux usagers), la troisième version (SimpleStat-Teaching) ne comporte pas les mêmes questions que les deux premières, elle vise  recueillir les données durant les formations

Analyse des statistiques de renseignement
L’analyse permet de déterminer combien il y a eu de transactions durant une période donnée ou quelles sont les heures de la journée les plus occupée.
Export facile en csv, html, text, excel, odt et pdf. Utilisation d’excel pour une analyse en profondeur (trafic en fonction de l’heure et du jour).

Premier impératif , réfléchir à quelle(s) question(s) répondre en recueillant les données. Ensuite, définir ce qu’on doit collecter et quand le faire.


1 réponse

Suivez la conversation, abonnez-vous au flux RSS des commentaires de ce billet.

  1. Amanda_m dit

    Merci pour cet exemple d’utilisation de Google Forms par des bibliothèques.
    Amanda_m



HTML possible

ou, répondez à ce billet via trackback.